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Deadline UBO-register

 

In het verleden was het niet eenvoudig te achterhalen wie de aandeelhouders achter een vennootschap waren, de aandelenregisters zijn namelijk niet publiek. De overheid zou in de zeer nabije toekomst echter graag zicht hebben op wie de mensen juist zijn die er het meeste baat bij hebben dat een vennootschap goede cijfers haalt, namelijk de aandeelhouders, ze willen weten wie er de uiteindelijke begunstigde is. Om dit werkbaar te houden worden er voor vennootschappen wel indicatieve drempels ingebouwd, zodat kleinere aandeelhouders niet steeds in het register dienen opgenomen te worden. De overheid wil dit uiteraard niet enkel weten van de vennootschappen, maar wil ook weten wie de uiteindelijke begunstigden zijn van andere rechtspersonen zoals vzw’s, stichtingen, trusts,… De uiteindelijke begunstigden moeten dan ook gezien worden als de personen die er het meeste baat bij hebben dat de rechtspersoon goede resultaten behaalt. Het is reeds lang aangekondigd, de deadline werd zelfs verlaat, maar nu is het bijna zo ver. U heeft nog tot 30 september om uw UBO-register op te stellen. Dit kan u doen bij de daartoe bestemde toepassing op het MyMinfin-portaal van de Federale Overheidsdienst Financiën. Hierbij wordt kort overlopen wie en wat u juist in dit register dient op te nemen.

 

In het UBO-register dient u de uiteindelijke begunstigde(n) op te nemen. Wie juist gezien wordt als uiteindelijke begunstigde is afhankelijk van de rechtspersoon waarvoor u dit dient op te maken. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen vennootschappen, (i)vzw’s en stichtingen en fiducieën, trusts en gelijkaardige juridische constructies.

 

In een vennootschap zijn er drie categorieën personen die geregistreerd dienen te worden:

  1. De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal van deze vennootschap houden. Meer dan 25% vormt een indicatie voor het hebben van een toereikend percentage;
  2. Eén of meerdere natuurlijke personen die zeggenschap hebben over deze vennootschap via andere middelen. Denk hierbij aan clausules in de aandeelhoudersovereenkomst die aan een bepaalde aandeelhouder de macht geven om bestuurders te benoemen, ondanks dat deze persoon een percentage van de aandelen heeft dat lager ligt dan 25%;
  3. Indien niemand van de twee hierboven bedoelde personen kan worden geïdentificeerd of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde personen de uiteindelijke begunstigde zijn, is de uiteindelijke begunstigde de personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

 

In het geval van (i)vzw’s en stichtingen zijn er zes categorieën van personen die geregistreerd dienen te worden:

  1. De personen die lid zijn van de raad van bestuur;
  2. De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. De personen belast met het dagelijks bestuur;
  4. De stichters, enkel in het geval van een stichting;
  5. De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is. Dit zijn de personen die zijn aangeduid in de statuten, bijvoorbeeld een school in de vorm van een vzw heeft scholieren als uiteindelijke begunstigden van de vierde categorie;
  6. Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de informatieplichtige.

 

In het geval van fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische constructies zijn er vijf categorieën van personen die geregistreerd dienen te worden:

  1. De oprichters;
  2. De fiduciebeheerders of trustees;
  3. De eventuele protectors;
  4. De begunstigden, of wanneer ze nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is;
  5. Elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen het uiteindelijke zeggenschap uitoefent.

 

Volgende informatie dient in het UBO-register opgenomen te worden van elke uiteindelijke begunstigde:

  • Naam en voornaam;
  • Geboortedatum;
  • Nationaliteit;
  • Volledig verblijfadres;
  • De datum waarop hij/zij UBO is geworden;
  • Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en, waar van toepassing, elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij/zij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
  • De categorie van UBO waartoe hij/zij behoort;
  • Of het gaat om een alleenstaande of gegroepeerde UBO. Met een gegroepeerde UBO wordt de situatie bedoeld waarbij meerdere personen samen voldoen aan één van de categorieën. Bijvoorbeeld bij een vennootschap: twee echtgenoten hebben elk 20% dus voldoen niet aan de voorwaarden voor categorie 1. Wanneer art. 1401, §1, 5°  van het Burgerlijk Wetboek op hun huwelijksstelsel van toepassing is, of wanneer dit niet van toepassing is maar beide echtgenoten in feite gezamenlijk hun rechten verbonden aan de aandelen uitoefenen, dan hebben zij samen 40% van de aandelen en zijn zij een gegroepeerde UBO.;
  • In het geval van vennootschappen: de omvang van het uiteindelijk belang in de informatieplichtige, namelijk:
    •          in het geval van een rechtstreekse UBO en wanneer de zeggenschap voortvloeit uit de eigendom van de aandelen of stemrechten: het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige
    • in het geval van een onrechtstreekse UBO en wanneer de zeggenschap voortvloeit uit de onrechtstreekse eigendom van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige: de gewogen percentages van aandelen of stemrechten in de informatieplichtige.

 

Het UBO-register bestaat uit de gegevens van de personen die er het meeste baat bij hebben dat de rechtspersoon goede resultaten haalt. De deadline om dit register op te stellen nadert snel. Indien u advies wenst over uw registratieplicht of indien u hulp wenst bij het opstellen van het UBO-register, neem dan zo snel mogelijk contact op met Studio Legale Advocaten zodat u tijdig voldoet aan de wettelijke vereisten.

U kan steeds contact opnemen met ons kantoor voor meer informatie.

 

Deadline registre UBO

Dans le passé, il n’était pas facile de savoir qui étaient les actionnaires derrière une société, car les registres des actionnaires ne sont pas publics. Toutefois, dans un avenir très proche, le gouvernement aimerait savoir qui sont exactement les personnes qui bénéficient le plus d’une entreprise qui obtient de bons résultats, à savoir les actionnaires, ils veulent savoir qui est le bénéficiaire effectif. Pour que cela reste réalisable, des seuils indicatifs sont introduits pour les sociétés, de sorte que les petits actionnaires ne doivent toujours pas être inscrits dans le registre. Bien sûr, le gouvernement ne veut pas seulement le savoir de la part des entreprises, mais aussi de la part des bénéficiaires effectifs d’autres entités juridiques telles que les ASBL, les fondations, les trusts, etc. Les bénéficiaires effectifs doivent donc être considérés comme les personnes les plus intéressées par l’obtention de bons résultats par la personne juridique. Il a été annoncé il y a longtemps, l’échéance a même été reportée, mais maintenant il est presque là. Vous avez jusqu’au 30 septembre pour créer votre registre UBO. Vous pouvez le faire en utilisant l’application appropriée sur le portail MyMinfin du Service public fédéral Finances. Cette section traite brièvement de qui et de quoi vous devriez inclure dans ce registre.

Dans le registre UBO, vous devez inclure le(s) bénéficiaire(s) effectif(s). La personne qui est considérée comme le bénéficiaire effectif dépend de l’entité juridique pour laquelle vous devez établir ce document. Une distinction est faite entre les sociétés, les ASBL, les fondations et les fiducies, trusts et constructions juridiques similaires.

Dans une entreprise, il y a trois catégories de personnes qui doivent être enregistrées :

  1. Les personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement un pourcentage suffisant des droits de vote ou de participation dans le capital de cette société. Plus de 25 % est une indication d’un pourcentage suffisant ;
  2. Une ou plusieurs personnes physiques qui contrôlent cette société par d’autres moyens. Par exemple, les clauses de convention entre actionnaires qui donnent à un certain actionnaire le pouvoir de nommer des administrateurs, malgré le fait que cette personne détient un pourcentage des actions inférieur à 25 % ;
  3. Si aucune des deux personnes susmentionnées ne peut être identifiée, ou s’il existe un doute sur le fait que les personnes identifiées sont les bénéficiaires effectifs, le bénéficiaire effectif est la personne qui occupe la position de dirigeant principal.

 

Dans le cas des A(i)SBL et des fondations, il y a six catégories de personnes qui doivent être enregistrées :

  1. Les personnes qui sont membres du conseil d’administration ;
  2. Les personnes habilitées à représenter l’association ;
  3. Les personnes en charge de la gestion quotidienne ;
  4. Les fondateurs, seulement dans le cas d’une fondation ;
  5. Les personnes physiques ou, si ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie des personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’association ou la fondation (internationale) sans but lucratif a été créée ou est active. Il s’agit des personnes désignées dans les statuts, par exemple une école sous la forme d’une ASBL a des élèves comme bénéficiaires effectifs de la 4ème catégorie.
  6. Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’ASBL

Dans le cas des fiducies, des trusts ou d’autres constructions juridiques semblables, il y a cinq catégories de personnes qui doivent être enregistrées :

  1. Les constituants ;
  2. Les fiduciaires ou trustee ;
  3. Les protecteurs éventuels ;
  4. Les bénéficiaires ou, s’ils n’ont pas encore été désignés, la catégorie des personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles le trust ou la fiducie a été créé ou est employé ;
  5. Toute autre personne physique qui, en dernier ressort, et par d’autres moyens, exerce un contrôle sur le redevable d’information

 

Les informations suivantes doivent figurer dans le registre UBO de chaque bénéficiaire effectif :

  • Nom et prénom ;
  • Date de naissance ;
  • Nationalité ;
  • Adresse complète de résidence ;
  • La date à laquelle il/elle est devenu(e) UBO ;
  • Numéro d’identification au Registre National des Personnes Physiques ou de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale et, le cas échéant, tout moyen d’identification comparable délivré par l’Etat dans lequel il réside ou dont il est ressortissant;
  • La catégorie UBO à laquelle il/elle appartient ;
  • Qu’il s’agisse d’un UBO unique ou groupé. Un UBO groupé se réfère à la situation dans laquelle plusieurs personnes répondent ensemble à l’une des catégories. Par exemple, dans le cas d’une entreprise : deux conjoints ont chacun 20 % et donc ne remplissent pas les conditions de la catégorie 1. Lorsque l’article 1401 §1, 5° du Code civil s’applique à leur régime matrimonial, ou lorsque celui-ci ne s’applique pas mais que les deux époux exercent conjointement leurs droits attachés aux actions, ils détiennent ensemble 40% des actions et constituent un groupement UBO… ;
  • Dans le cas des sociétés : l’étendue de l’intérêt effectif détenu dans le redevable d’information, à savoir :
  • Dans le cas d’un UBO direct et lorsque le contrôle résulte de la propriété de parts ou de droits de vote, le pourcentage des parts ou des droits de vote qu’il détient dans le redevable d’information ;
  • Dans le cas d’un UBO indirect et lorsque le contrôle résulte de la propriété indirecte de parts ou de droits de vote dans le redevable d’information, les pourcentages de parts ou de droits de votes dans le redevable d’information

Le registre UBO est constitué des données des personnes qui bénéficient le plus des bons résultats de la personne morale. La date limite pour l’établissement de ce registre approche à grands pas. Si vous souhaitez des conseils sur votre obligation d’enregistrement ou si vous souhaitez obtenir de l’aide pour l’établissement du registre du UBO, veuillez contacter le plus rapidement possible l’équipe de Studio Legale Advocaten afin de vous conformer en temps utile aux exigences légales.

Vous pouvez toujours contacter notre cabinet pour plus d’informations.

 

Deadline UBO-register

                                        

In the past it was never easy to find out who the shareholders of an undertaking were, the list of shareholders are never public. The government, in the near future, would like to have an overview of the people who benefit the most when an undertaking is successful. They want to know more about the ultimate beneficial. Because it is unworkable when every shareholder has to be registered, the government has made thresholds for companies in order to identify the ultimate beneficial owners. Of course, these registers will not only exist for companies but they will also exist for other legal persons, such as non-profit associations, trusts, foundations,… The ultimate beneficial owners need to be seen as the persons who benefit the most when the legal person achieves good results. It was announced a long time ago, and it was also postponed multiple times, but now the moment is near. You have until September 30th to make your UBO-register. This can be done through the appropriate platform on the MyMinfin-portal of the Federal Public Service of Finance. This article is an overview of who and what needs to be declared in the register.

All ultimate beneficial owners need to be registered. Who will be seen as an ultimate beneficial owner depends on the legal person registering them. Differentiation is made between companies, non-profit associations and foundations, and trusts and other similar legal arrangements.

In a company, three categories of persons need to be registered:

  1. the natural persons who have direct or indirect ownership of a sufficient percentage of the voting rights or ownership interest in that entity. A shareholding of 25% plus one share or an ownership interest of more than 25% in the customer shall be seen as an indication of direct ownership or sufficient percentage of voting rights;
  2. the natural persons who control the company by any other means (e.g. the shareholders’ agreement gives a minor shareholder the power to appoint members of the management board);
  3. if none of the aforementioned persons is identified or if it is not sure that the persons identified are the beneficial owners, the natural persons who hold the position of senior managing officials will be seen as the ultimate beneficial owners.

In the case of a foundation or a non-profit association, six categories of persons need to be registered:

  1. the administrators;
  2. persons entitled to represent the association or the foundation;
  3. persons in charge of the daily management;
  4. the foundation’s founders;
  5. the natural persons or, when those persons have yet to be determined, the class of persons in whose main interest the legal arrangement or entity is set up or operates. These are the persons named in the articles of association (e.g. when a school is founded as a non-profit association, their students are seen as the ultimate beneficial owners).
  6. any other natural person exercising ultimate control over the non-profit association or the foundation by other means.

The following persons are considered as beneficial owners of the trusts and other similar legal arrangements:

  1. the settlor;
  2. the trustees;
  3. the protector;
  4. the beneficiaries, or where the individuals benefiting from the trust have yet to be determined, the class of persons in whose main interest the trust is set up or operates;
  5. any other natural person exercising ultimate control over the trust by means of direct or indirect ownership or by other means.

The information of the ultimate beneficial owners that needs to be registered, is the following:

  • name and surname;
  • date of birth;
  • nationality;
  • full residence address;
  • the date when he or she became ultimate beneficial owner;
  • identification number of the national identity register of natural persons or of the Crossroads Bank of the social security, and, when applicable, all similar means of identification provided by the state where the ultimate beneficial owner resides or is a national of;
  • the category of ultimate beneficial owner he or she belongs to;
  • whether it is a lone or a grouped ultimate beneficial owner. A grouped ultimate beneficial owner refers to the situation where several people together meet one of the categories. For example at a company: two spouses each have 20% , which means they do not meet the conditions for category 1. If art. 1401, §1, 5 ° of the Civil Code applies to their matrimonial regime, or if this does not apply but both spouses in fact exercise their rights given by the shares jointly, then together they hold 40% of the shares and are a grouped ultimate beneficial owner.
  • In the case of companies: the size of the ultimate interest in the reporting agent, namely:
    • in case of a direct ultimate beneficial owner and where control derives from the ownership of the shares or voting rights: the percentage of the shares or voting rights in the reporting agent
    • in case of an indirect ultimate beneficial owner and when control derives from the indirect ownership of the shares or voting rights in the reporting agent: the weighted percentages of shares or voting rights in the reporting agent.

The UBO register consists of the data of the people who benefit most from achieving good results for the legal entity. The deadline for establishing this register is fast approaching. If you want advice about whether you have the obligation to register or not, or you need help drawing up the UBO register, contact Studio Legale Advocaten as soon as possible in order for you to meet the legal requirements in a timely manner.

 You can always contact our office for more information.

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